La reunión con la Oficina de Apelaciones del IRS

Cómo se programa la reunión

Usted no programa la reunión de Apelaciones por su cuenta. Envía su solicitud de caso pequeño o su protesta formal a la oficina indicada en su carta de 30 días. Esa oficina la revisa, intenta resolver lo que pueda y remite el resto a la Oficina Independiente de Apelaciones del IRS (Independent Office of Appeals). Cómo funciona esa oficina se explica en nuestra guía sobre Apelaciones del IRS.

Una vez que Apelaciones tiene el caso:

• Usted recibe un acuse de recibo. En un caso no registrado en el tribunal (todavía sin petición ante el Tribunal Tributario), el manual del IRS indica al funcionario de Apelaciones que envíe la Carta 5157, Non-docketed Acknowledgement and Conference (acuse de recibo y reunión en un caso no registrado), o que lo llame a usted y trate los mismos puntos (IRM 8.6.1.2). En un caso ante el Tribunal Tributario es la Carta 3808.
• Plazos. El consejo tributario del IRS Tax Tip 2024-47 dice que el funcionario de Apelaciones se comunica con usted “dentro de 45 días por correo para programar una reunión informal”. El manual fija el mismo objetivo de 45 días desde la asignación.
• Documentos adjuntos. La carta suele venir con la Publicación 4227 (resumen de Apelaciones), la Publicación 4167 (opciones de mediación) y el Aviso 1016 (cómo detener los intereses).
• Fechas. Las reuniones se celebran “en fechas razonablemente convenientes” para usted y su representante (IRM 8.6.1.5.1).

Si pasan más de 120 días después de su protesta sin noticias, comuníquese con la última oficina con la que trató o con la línea de estado de Apelaciones al 855-865-3401. Si presentó una petición ante el Tribunal Tributario (U.S. Tax Court), es posible que un funcionario de Apelaciones lo llame; el IRS dice que quien llame le dará su nombre, número de placa y datos de contacto, conocerá su número de expediente y “nunca le pedirá información de su tarjeta de crédito ni de su banco”.

Por teléfono, por video, en persona o por correo

Usted elige el formato. La Publicación 3498 dice que Apelaciones puede celebrar reuniones “por teléfono, por video o en persona”, y el IRS agrega la correspondencia como cuarta opción. El manual dice que las reuniones “generalmente se celebran por teléfono”, pero el funcionario primero debe hablar de las opciones con usted.

Grabación. Usted puede hacer una grabación de audio de una reunión en persona si avisa con 10 días calendario de anticipación y lleva su propio equipo; Apelaciones también la grabará. No se permiten grabaciones de video, y la regla de grabación no cubre las reuniones telefónicas (IRM 8.6.1.6.2). Para las videollamadas, el IRS recomienda conectarse desde un lugar privado, no desde una biblioteca ni una cafetería.

Antes de la reunión: cuatro cosas que debe hacer

• Obtenga el expediente del caso. Si usted es un “contribuyente especificado” (una persona física con un ingreso bruto ajustado de $400,000 o menos en el año en disputa, u otro contribuyente con ingresos brutos de $5 millones o menos), el IRC 7803(e)(7) le da derecho al expediente no privilegiado del caso sobre los asuntos en disputa al menos 10 días antes de la reunión. Pídalo cuando Apelaciones se comunique con usted por primera vez. Los papeles de trabajo del examinador muestran cómo se construyó cada ajuste.
• Presente primero todas las pruebas al examinador. La Publicación 5 dice que la información nueva o un asunto nuevo “que requiera un análisis adicional” generalmente hace que el caso vuelva al examinador, y luego usted puede responder a los comentarios del examinador. Todavía puede presentarla, pero la ida y vuelta agrega tiempo.
• Revise el plazo de prescripción. Si usted aporta información nueva y quedarían menos de 210 días del plazo de prescripción para la liquidación cuando el examinador la reciba, el manual indica a Apelaciones que le pida extender ese plazo; si usted no acepta, Apelaciones no considerará esa información (IRM 8.6.1.7.5). Nuestra página sobre el Formulario 872 explica las extensiones.
• Resuelva la representación. Solo un abogado, un contador público autorizado (CPA) o un agente inscrito (Enrolled Agent, EA) puede representarlo ante Apelaciones; cualquier otra persona solo puede asistir como testigo (Publicación 5). Presente un Formulario 2848 antes de la reunión.

Qué llevar

La Publicación 4227 le pide que presente “una lista de todas las posiciones del IRS con las que no está de acuerdo y cómo entiende usted los hechos y la ley de cada asunto”, y que “nos diga cómo cree que debería resolverse su caso”. En la práctica, tenga listo lo siguiente:

Copias, nunca originales. Si los documentos se envían por fax o se cargan en línea, el funcionario de Apelaciones le dirá cómo hacerlo; Apelaciones ofrece la herramienta de carga de documentos del IRS (Documents Upload Tool) y la mensajería segura (Secure Messaging), con un enlace y un código que le da el funcionario.

Cómo argumentar: hechos, ley y riesgos del litigio

Una reunión de Apelaciones no es una audiencia con reglas de prueba. El manual la describe como informal, “para promover una conversación franca y el entendimiento mutuo” (IRM 8.6.1.5). El consejo tributario Tax Tip 2023-80 dice que el funcionario “conversa con el contribuyente sobre la ley tal como se aplica a los hechos del caso, incluidas las decisiones judiciales en casos similares”. La pregunta en la sala es: si esto llegara a un tribunal, ¿quién ganaría probablemente cada asunto y con qué claridad? Nuestro resumen sobre Apelaciones explica ese criterio para llegar a un acuerdo.

1. Empiece por los hechos que puede probar. Repase cada punto en disputa con la prueba documental que lo respalda. Un documento vale más que una descripción.
2. Luego, la ley. Cite la norma y cualquier decisión judicial sobre hechos similares. Apelaciones “puede considerar nuevas teorías o argumentos legales alternativos”, pero no desarrollará nuevas pruebas para ellos (IRM 8.6.1.7.2).
3. Luego, los riesgos del litigio. Diga con franqueza dónde es débil la posición del IRS: una explicación pobre del examinador, un asunto que los tribunales han decidido en ambos sentidos o una multa que el examinador no justificó. Ante un tribunal, el IRS tiene la carga de presentar pruebas sobre las multas contra personas físicas (IRC 7491(c), según se describe en el IRM 8.6.4.2.6).
4. Trate las multas por separado. Apelaciones resuelve cada multa según sus propios méritos y no intercambia multas por asuntos del impuesto (IRM 8.6.4.2). Lleve los hechos que demuestran su causa razonable.
5. Haga una propuesta. El funcionario puede resolver un asunto por un porcentaje cuando el resultado ante un tribunal es incierto. Una propuesta razonada (“aceptaríamos el 70% de esta deducción, porque…”) hace avanzar el caso.

Lo que no funciona: argumentos basados solo en objeciones morales, religiosas, políticas o constitucionales (Publicación 5), o pedir una concesión solo para que el caso desaparezca. La Declaración de Política 8-47 prohíbe los acuerdos basados en el “valor de molestia” (nuisance value).

Durante la reunión: sus derechos

• Puede detenerse para pedir asesoría. Si usted dice que quiere consultar a un representante, la reunión “debe suspenderse” y, si es necesario, reprogramarse (IRM 8.6.1.5.3.2).
• Apelaciones se limita a su función. No planteará asuntos nuevos ni reabrirá los ya acordados, excepto en casos de fraude, conducta ilícita o tergiversación de un hecho importante (IRM 8.6.1.7). El examinador puede asistir solo si usted también tiene la oportunidad de estar presente (Rev. Proc. 2012-18).
• Los plazos valen para ambas partes. El manual indica a los funcionarios que fijen “fechas objetivo realistas” para sus documentos de seguimiento y para las propuestas y contrapropuestas. Cúmplalas o pida más tiempo antes de que venzan.
• Inquietudes sobre el funcionario. Por lo general, usted no tiene derecho a otro funcionario de Apelaciones, pero puede plantear inquietudes sobre su imparcialidad al gerente del equipo de Apelaciones, idealmente antes de que el funcionario haya comenzado el trabajo de fondo (IRM 8.6.1.5.2).

Si llega a un acuerdo: los formularios de acuerdo

Un acuerdo no es definitivo hasta que usted firma un formulario de acuerdo y el IRS lo acepta.

Al firmar, usted renuncia a la revisión del Tribunal Tributario antes del pago por la cantidad que acepta. En una declaración conjunta, el manual de Apelaciones exige las firmas de ambos cónyuges (o la de un representante), a menos que el impuesto se pague en su totalidad (IRM 8.6.4.4.2). Luego se liquida el impuesto y usted recibe una factura, a menudo un Aviso CP14. Nuestra página sobre el Formulario 870 y el 870-AD explica los formularios en detalle, y ¿no puede pagar el resultado? explica las opciones de pago.

Si no llega a un acuerdo

El Formulario 12203 dice: “Si no llega a un acuerdo en Apelaciones, la oficina de Apelaciones le enviará una Notificación de Deficiencia”. A partir de su fecha, usted tiene 90 días (150 si está dirigida a usted fuera de los Estados Unidos) para presentar una petición ante el Tribunal Tributario de los EE. UU., y la Publicación 5 dice que “ni el IRS ni el Tribunal Tributario de los EE. UU. pueden cambiar este plazo”. Consulte Notificación Estatutaria de Deficiencia (Statutory Notice of Deficiency); un Aviso CP3219A es una de sus versiones.

• Primero la mediación, si corresponde. La mediación posterior a Apelaciones (Post-Appeals Mediation) permite que un mediador de Apelaciones, independiente de su funcionario, ayude cuando usted ya trabajó con el funcionario y quedan pocos asuntos. Usted la pide por escrito; el objetivo del IRS es resolverla dentro de 60 a 90 días después de aceptarla. Los asuntos de casos registrados en el tribunal no reúnen los requisitos.
• No hay una segunda ronda en Apelaciones. Según el Rev. Proc. 2016-22, la Asesoría Jurídica del IRS (IRS Counsel) normalmente no devuelve un caso del Tribunal Tributario a Apelaciones cuando fue la propia Apelaciones la que emitió la Notificación de Deficiencia. Prevea ir a juicio o llegar a un acuerdo con la Asesoría Jurídica. Nuestra guía sobre el Tribunal Tributario explica lo que sigue.

Cómo prepararse para la reunión, paso a paso

1. Pida el expediente del caso. Si usted es una persona física con un ingreso bruto ajustado de $400,000 o menos para el año (o un negocio con ingresos brutos de $5 millones o menos), pida a la Oficina de Apelaciones el expediente no privilegiado del caso. Debe llegarle al menos 10 días antes de la reunión.
2. Envíe primero al examinador los documentos que faltan. Todo lo que el examinador nunca vio por lo general se le devolverá para que lo comente, lo que demora el caso. Si puede, envíelo antes de que el caso llegue a Apelaciones.
3. Elija el formato de la reunión. Dígale al funcionario de Apelaciones si quiere una reunión por teléfono, por video, en persona o por escrito. Si quiere hacer una grabación de audio de una reunión en persona, avise con 10 días de anticipación.
4. Escriba una posición de una página para cada asunto. Para cada ajuste en disputa, indique la posición del IRS, los hechos y documentos que respaldan la suya, la ley y lo que probablemente haría un tribunal.
5. Decida su margen para un acuerdo. Antes de la reunión, decida el resultado mínimo que aceptaría en cada asunto y sus motivos, para poder responder en el momento a una propuesta.
6. Confirme quién asistirá. Si va a asistir un representante, asegúrese de que haya un Formulario 2848 registrado. Cualquier otra persona solo puede asistir como testigo.

Muchas personas manejan solas una reunión, sobre todo por teléfono y con un único asunto de hecho. Vale la pena considerar ayuda cuando la controversia depende de la ley, hay varios años abiertos, las multas son grandes o le piden extender el plazo de prescripción. Las Clínicas para Contribuyentes de Bajos Ingresos (Low Income Taxpayer Clinics) representan ante Apelaciones a los contribuyentes que reúnen los requisitos de forma gratuita o por una tarifa baja, y el Servicio del Defensor del Contribuyente (Taxpayer Advocate Service) (877-777-4778 (IRS.gov, 2026)) ayuda cuando un problema con el IRS le causa dificultades. El equipo de Global Gate Tax Relief incluye abogados de impuestos con licencia, agentes inscritos y contadores públicos autorizados (CPA); después de una consulta gratuita, puede representarlo en la reunión con un Formulario 2848. Si acepta el caso, le indica una tarifa fija por adelantado y no promete ningún resultado. Solicite una revisión gratuita de su caso o llame al 1-877-800-8180.

Preguntas frecuentes

Siga leyendo en la Guía de auditorías del IRS

• Oficina Independiente de Apelaciones del IRSIndependencia, reglas sobre comunicaciones ex parte, casos registrados en el tribunal y plazos.
• Acuerdo por vía rápidaMediación con Apelaciones antes de que el caso salga del examinador.
• Formulario 870 y Formulario 870-ADQué implica firmar un formulario de acuerdo.
• Carta de protesta formalEl documento a partir del cual se prepara Apelaciones.
• Notificación de DeficienciaSu fecha límite ante el Tribunal Tributario si no hay acuerdo.