Dueños de restaurantes que le deben al IRS

Por qué los restaurantes terminan debiéndole al IRS

Los restaurantes funcionan con márgenes estrechos y flujo de efectivo semanal, y la nómina es uno de sus mayores costos. El saldo con el IRS que resulta suele ser una combinación de:

• Impuestos sobre la nómina en el Formulario 941: el impuesto sobre el ingreso y el Seguro Social y Medicare retenidos sobre salarios y propinas declaradas, más la parte equivalente del empleador. Es el saldo más común en los restaurantes y el más peligroso.
• Faltantes en la declaración de propinas: propinas que los empleados no declararon, por las que el IRS puede tasar más tarde el impuesto del empleador.
• El propio impuesto sobre el ingreso del dueño: la ganancia de un negocio de dueño único, una sociedad colectiva o una sociedad anónima de tipo S pasa al Formulario 1040 del dueño. Cómo el tipo de entidad decide quién debe qué se explica en nuestra guía para dueños de pequeños negocios.
• Ventas en efectivo no declaradas, que suelen salir a la luz en una auditoría y no en una factura.

Los saldos del negocio llegan con avisos para negocios, como un aviso de intención de embargo CP504B, mientras que los saldos del dueño llegan como un CP504.

Declaración de propinas: lo que el IRS espera de usted y de su personal

Las propinas forman parte de su nómina; no son un asunto aparte entre los meseros y el IRS. La Publicación 531 y las páginas del IRS sobre propinas establecen la cadena:

1. Los empleados llevan un registro diario de propinas. Propinas en efectivo, en cheque y con tarjeta de débito y de crédito, incluidas las que se reparten mediante un fondo común.
2. Le informan a usted cada mes. Si las propinas de un empleado en su empleo suman $20 o más en un mes, el informe debe entregarse a más tardar el día 10 del mes siguiente (el siguiente día hábil si el 10 cae en fin de semana o día feriado). Los antiguos Formularios 4070 y 4070A ya son históricos; sirve cualquier declaración firmada con el nombre, la dirección y el SSN del empleado, su negocio, el período y el total, y usted puede recibirla electrónicamente.
3. Usted retiene y declara. Las propinas declaradas van en la casilla 1 del Formulario W-2. Usted retiene el impuesto sobre el ingreso y el Seguro Social y Medicare del empleado, paga su parte equivalente, lo declara todo en el Formulario 941 y lo deposita. Las propinas en efectivo también se muestran en la casilla 12 con el código TP, y el Código de Ocupación con Propinas del Tesoro (Treasury Tipped Occupation Code) va en la casilla 14b.

Dos detalles causan la mayoría de los errores:

• Los cargos por servicio no son propinas. El IRS dice que un pago es propina solo si el cliente decide voluntariamente pagarlo y fija la cantidad. Un cargo automático del 18 por ciento para grupos grandes es un cargo por servicio, y los cargos por servicio que se pagan a los empleados son salarios normales.
• Las propinas no declaradas pueden volver a usted. El IRS dice que usted no es responsable de la parte del empleador del Seguro Social y Medicare sobre las propinas que los empleados nunca declararon hasta que el IRS le haga una notificación y un requerimiento de pago (IRC 3121(q)). Después de ese requerimiento, la factura es suya.

Los empleados que no le declaran las propinas enfrentan su propia multa del 50 por ciento del impuesto del Seguro Social y Medicare sobre esas propinas. Los empleados también pueden reclamar en sus propias declaraciones la nueva deducción por propinas calificadas a partir de 2025; esa deducción es de ellos y no cambia sus obligaciones de declaración.

Formulario 8027 y propinas asignadas

Debe presentar el Formulario 8027 por cada establecimiento grande de alimentos o bebidas: uno ubicado en los 50 estados o en D.C. donde se acostumbra dar propina a los empleados que sirven alimentos o bebidas y donde normalmente tuvo más de 10 empleados en un día de operaciones típico del año anterior. Cuentan los alimentos o bebidas servidos para consumo en el local; no cuenta un negocio de comida rápida, donde los clientes piden y pagan en un mostrador y se llevan la comida.

Las propinas asignadas aparecen en la casilla 8 del W-2 del empleado. Sobre ellas no se retiene impuesto sobre el ingreso ni Seguro Social y Medicare; el empleado las declara en su propia declaración. Un faltante que aparece una y otra vez en el Formulario 8027 es el tipo de patrón que el IRS revisa, y por eso existen los programas voluntarios de propinas (Publicación 3144).

El crédito FICA por propinas: dinero que muchos dueños no reclaman

El Formulario 8846 da a los empleadores de alimentos y bebidas un crédito por el impuesto del Seguro Social y Medicare del empleador pagado sobre las propinas de los empleados cuando se acostumbra dar propina. Para los años tributarios que empiezan después de 2024, el crédito también cubre ciertos negocios de servicios de belleza.

• La reducción por salario mínimo. En el caso de los empleadores de alimentos y bebidas, no cuentan las propinas que se usan para llevar a un empleado hasta el salario mínimo federal vigente el 1 de enero de 2007, $5.15 por hora. Solo las propinas por encima de ese límite generan el crédito.
• La tasa. El formulario de 2025 multiplica las propinas que dan derecho al crédito por el 7.65 por ciento, con un ajuste para los empleados cuyos salarios y propinas superaron la base salarial del Seguro Social.
• Dónde se aplica. El crédito forma parte del crédito general de negocios en su declaración del impuesto sobre el ingreso. No reduce lo que usted debe o deposita con el Formulario 941.
• Reclamaciones tardías. Puede reclamarlo dentro de los 3 años desde la fecha de vencimiento de su declaración, en una declaración original o enmendada.

Para un restaurante con un saldo atrasado del impuesto sobre el ingreso, un crédito no reclamado en una declaración enmendada puede reducirlo. Para un saldo de nómina, no.

Impuestos del fondo fiduciario de la nómina y ventas en efectivo

El impuesto que usted retiene de los salarios y de las propinas declaradas es impuesto del fondo fiduciario. Si el negocio no lo entrega, el IRS puede tasar la Multa por Recuperación del Fondo Fiduciario (Trust Fund Recovery Penalty), igual al impuesto del fondo fiduciario no pagado, a cada persona que haya sido responsable de pagarlo y que intencionalmente no lo hizo. La intención no requiere mala fe: el IRS considera señal de ella pagar a los proveedores de alimentos, la renta u otros acreedores con los fondos disponibles mientras los depósitos se atrasan. Tiene 60 días desde la carta que propone la multa para apelar (75 si va dirigida a usted fuera de los Estados Unidos). Los pasos de la entrevista, la apelación y la designación de pagos están en nuestra guía de la Multa por Recuperación del Fondo Fiduciario.

El efectivo es el otro riesgo de los restaurantes. Las ventas en efectivo no declaradas no aparecen como una factura; aparecen en una auditoría que reconstruye sus ingresos a partir de los depósitos bancarios y los datos del punto de venta. Cómo examina el IRS los negocios que manejan mucho efectivo, y qué registros resisten, se explica en las auditorías de negocios que manejan efectivo.

Cómo llega el cobro del IRS a un restaurante

El IRS debe enviar una factura y luego un aviso final de intención de embargo al menos 30 días antes de embargar, por lo general un LT11 o la Carta 1058. Tiene 30 días (IRS.gov, 2026) desde ese aviso para solicitar una audiencia de debido proceso de cobro (Collection Due Process); nuestro plan de acción ante un aviso final explica esos días. Después, los objetivos que más afectan a un restaurante son:

• La cuenta operativa. Un embargo bancario toma lo que hay en la cuenta cuando llega, y el banco lo retiene 21 días (IRS.gov, 2026) antes de enviarlo, lo que puede impedir la siguiente nómina. Vea el IRS congeló su cuenta de banco.
• El dinero que otros le deben. El IRS puede embargar con el Formulario 668-A las cuentas por cobrar del negocio que están en manos de terceros; vea los embargos sobre cuentas por cobrar.
• El gravamen. Un gravamen por impuestos federales se aplica a todos los bienes del negocio, incluidos el equipo y las cuentas por cobrar, lo que importa si piensa vender o refinanciar. Vea la página del gravamen por impuestos federales.

Los casos de nómina más grandes suelen asignarse a un funcionario de cobro del IRS (Revenue Officer), que querrá ver los depósitos al día antes de aceptar cualquier cosa; lea qué hacer antes de la primera reunión.

Opciones de pago y un ejemplo

En el ejemplo, los $30,000 superan el límite de $25,000 para negocios con impuestos del fondo fiduciario, así que el restaurante tendría que reducir el saldo en al menos $5,000 antes de que se conceda el plan, mantenerse al día con los nuevos depósitos y destinar los pagos voluntarios a la parte del fondo fiduciario. El crédito por propinas ayuda con el impuesto sobre el ingreso de los dueños, no con el saldo del Formulario 941.

Documentos que debe reunir y su próximo paso

1. Avisos del IRS, del negocio y personales, con la fecha de cualquier aviso final.
2. Declaraciones de nómina: Formularios 941, 940, los W-2 y el Formulario 8027 de cada local, además del historial de depósitos de EFTPS.
3. Registros de propinas: las declaraciones de propinas de los empleados, los informes de propinas del sistema POS y los comprobantes de pago con tarjeta que muestran propinas.
4. Registros de ventas: informes del sistema POS y depósitos bancarios que cuadren con las ventas declaradas.
5. Quién hizo qué: quién firmaba los cheques, manejaba la nómina y decidía qué facturas se pagaban.

El IRS indica conservar los registros de impuestos sobre la nómina al menos 4 años después de la fecha en que vence o se paga el impuesto, lo que ocurra después, y los registros del Formulario 8027 durante 3 años después de la fecha de vencimiento de la declaración. Un saldo de nómina pequeño con los depósitos al día a menudo puede resolverse con una sola llamada a la línea del IRS para negocios. Hay ayuda gratuita en el Servicio del Defensor del Contribuyente (Taxpayer Advocate Service) (877-777-4778 (IRS.gov, 2026)) y en las Clínicas para Contribuyentes de Bajos Ingresos (Low Income Taxpayer Clinics). Es más probable que la ayuda profesional valga lo que cuesta con varios trimestres sin pagar, una carta sobre la multa del fondo fiduciario, un requerimiento por propinas según el 3121(q) o un funcionario de cobro; vea si necesita un profesional de impuestos. Global Gate Tax Relief ofrece una consulta gratuita y, si acepta el caso, cotiza una tarifa fija por adelantado; no se promete ningún resultado. Solicite una revisión gratuita de su caso o llame al 1-877-800-8180.

Preguntas frecuentes

Siga leyendo en la Guía de obligaciones tributarias

• Multa por Recuperación del Fondo FiduciarioCuando los impuestos sobre la nómina se vuelven personales.
• Auditorías de negocios que manejan efectivoCómo revisa el IRS las ventas en efectivo y las propinas.
• ¿El IRS congeló su cuenta de banco?Aproveche el plazo de 21 días.
• Dueños de pequeños negociosResponsabilidad personal frente a la del negocio según el tipo de entidad.
• Fresh Start para saldos de impuestos sobre la nóminaPlanes de pagos simples para negocios y el Formulario 433-B.
• Lo contactó un funcionario de cobro del IRSCómo prepararse antes de la primera reunión.