Saldos con el IRS para dueños de pequeños negocios

Quién debe el impuesto depende de la estructura del negocio

El IRS trata cada estructura de negocio de forma diferente, y eso decide a nombre de quién va la factura. Importan dos preguntas: quién debe el impuesto sobre los ingresos de las ganancias y quién debe los impuestos sobre la nómina si usted tiene empleados.

Hay dos puntos que sorprenden a muchos dueños. Primero, el impuesto sobre los ingresos que una LLC, una sociedad colectiva o una sociedad anónima de tipo S le transfiere a usted es su propio saldo; si no hizo los pagos del impuesto estimado sobre su parte, la factura es personal. Segundo, las sociedades colectivas ofrecen menos protección de lo que los dueños esperan. El manual del IRS (IRM 5.17.7) dice que “los socios generales son responsables individualmente, según la ley estatal, de las deudas de una sociedad colectiva”, por lo que las tasaciones de los impuestos de la sociedad se hacen a nombre de la sociedad y de sus socios generales. Una sociedad de responsabilidad limitada (limited liability partnership, LLP) puede ser distinta según la ley estatal.

Los saldos del negocio figuran bajo el EIN y los personales bajo su número de Seguro Social, con avisos separados. El aviso de intención de embargo de un negocio suele ser un CP504B; el personal es un CP504.

Impuestos sobre la nómina: la parte que puede seguirle a usted personalmente

Cuando usted retiene de los cheques de pago el impuesto sobre los ingresos y la parte del empleado del Seguro Social y Medicare, ese dinero pertenece al gobierno. Si el negocio no lo entrega, el IRS puede tasar la Multa por Recuperación del Fondo Fiduciario (Trust Fund Recovery Penalty) a cualquier persona responsable que intencionalmente no lo haya pagado. El IRS dice que la multa “es igual al saldo no pagado del impuesto del fondo fiduciario”. La parte del empleador del Seguro Social y Medicare y las multas del negocio no forman parte de ella.

• Responsable significa tener el deber y la facultad de decidir cómo se pagan los impuestos del fondo fiduciario. El IRS menciona como ejemplos a los ejecutivos de una corporación, los socios, los directores y los proveedores de servicios de nómina.
• Intencional no exige mala intención. La persona sabía o debía saber que había impuestos sin pagar y, deliberadamente, no hizo caso de la ley o fue claramente indiferente a ella. El IRS dice que usar los fondos disponibles para pagar a otros acreedores es una señal de intencionalidad.
• El plazo para apelar es corto. Tiene 60 días desde la fecha de la carta que propone la multa para apelar, o 75 días si la carta va dirigida a usted fuera de Estados Unidos.

Pagar el alquiler y a los proveedores mientras se atrasan los depósitos de nómina es el error más costoso que cometen los pequeños empleadores. El proceso completo, desde la entrevista del Formulario 4180 hasta la designación de pagos, está en nuestra guía sobre la Multa por Recuperación del Fondo Fiduciario. Las opciones del lado del negocio están en la página de Fresh Start sobre saldos de impuestos sobre la nómina.

Cómo funciona el cobro del IRS contra un negocio

El cobro a un negocio sigue los mismos pasos que el personal: una factura y luego un aviso final de intención de embargo (Final Notice of Intent to Levy) al menos 30 días antes de cualquier embargo. Los avisos finales son el LT11 o la Carta 1058, y usted tiene 30 días (IRS.gov, 2026) desde ese aviso para solicitar una audiencia de debido proceso de cobro (Collection Due Process). Nuestro plan de acción ante el aviso final explica esos 30 días paso a paso.

Lo que distingue el cobro a un negocio es lo que el IRS puede alcanzar:

• Sus clientes. El IRS incluye las cuentas por cobrar y las comisiones entre los bienes que puede embargar. Un embargo sobre el dinero que le deben a usted generalmente alcanza solo lo que se adeuda en el momento en que se notifica (IRC 6331(b)); el embargo de sueldo es la excepción que sigue vigente. Cómo funciona esto para contratistas y negocios de servicios se explica en embargos del IRS sobre ingresos 1099 y cuentas por cobrar.
• Las cuentas bancarias del negocio. Un embargo bancario toma lo que hay en la cuenta cuando llega, lo que puede detener la nómina.
• Todo lo que tiene, mediante el gravamen. El IRS dice que un gravamen por impuestos federales “afecta todos los bienes del negocio y todos los derechos sobre bienes del negocio, incluidas las cuentas por cobrar”. La pauta general para presentar un Aviso de Gravamen por Impuestos Federales (Notice of Federal Tax Lien) público es un saldo de $10,000 (IRS.gov, julio de 2024 (fecha de vigencia del IRM)). Vea la página del aviso de gravamen por impuestos federales.
• El equipo, con una protección para las personas físicas. Para un contribuyente que es persona física, como el dueño único de un negocio, los bienes usados en la actividad comercial o el negocio están exentos de embargo, salvo que un funcionario del IRS apruebe el embargo por escrito después de determinar que los demás bienes no alcanzan para pagar, o que el cobro está en peligro (IRC 6334(a)(13)(B) y (e)(2)).

Los casos de negocios más grandes o más antiguos a menudo se asignan a un funcionario de cobro del IRS (Revenue Officer), que trabaja el caso en persona y fija plazos para entregar la información financiera. Si eso ya ocurrió, lea qué hacer antes de la primera reunión con el funcionario de cobro.

Opciones de pago para los saldos del negocio y del dueño

Trate los saldos del negocio y los personales como dos problemas separados, cada uno con su propio plan. Para los negocios, los límites del IRS son:

Los límites cuentan el impuesto tasado, las multas y los intereses. Un plan de pagos simple (Simple Payment Plan), antes llamado plan de pagos a plazos simplificado, no requiere declaración financiera, ni determinación sobre el gravamen, ni determinación de la Multa por Recuperación del Fondo Fiduciario, y debe pagarse antes de la CSED (IRS.gov, julio de 2026). El manual del IRS del 21 de julio de 2026 eliminó la antigua regla de liquidación en 24 meses para los planes de negocios con impuestos del fondo fiduciario. El acceso en línea del IRS es para personas físicas; los negocios lo solicitan llamando al 800-829-4933 (IRS.gov, 2026), llamando al número del aviso o visitando un Centro de Asistencia al Contribuyente (Taxpayer Assistance Center). Todo negocio debe estar al día con sus obligaciones de presentación y de pago, y para un empleador eso significa estar al día con los depósitos de impuestos federales.

Por encima de esos límites, el IRS normalmente pide el Formulario 433-B, la declaración de información de cobro para negocios (Rev. 6-2026 (IRS.gov, 6-2026)), y es posible que el dueño también necesite el Formulario 433-A. Eso abre la puerta a otros resultados, incluido un Ofrecimiento de Transacción (Offer in Compromise). Cómo se ordenan las opciones según la cantidad adeudada se explica en el alivio según el tamaño del saldo, y todos los tipos de plan se comparan en los planes de pagos del IRS. Si necesita un respiro mientras resuelve esto, vea cómo pausar el cobro del IRS.

Ejemplo: una dueña, dos saldos

• El saldo del negocio supera el límite de $25,000 para el fondo fiduciario en un plan de pagos simple. Para usar ese plan, la LLC tendría que reducir el saldo hasta el límite o menos antes de que se otorgue el plan, al menos $13,000 en este ejemplo, y ponerse al día con los depósitos actuales. De lo contrario, el IRS probablemente pedirá el Formulario 433-B.
• La exposición personal es la parte de $26,000 del fondo fiduciario, que podría tasarse a Dana como Multa por Recuperación del Fondo Fiduciario. Los pagos voluntarios designados por escrito a la parte del fondo fiduciario reducen primero ese riesgo; nuestra guía sobre el fondo fiduciario explica cómo designarlos.
• El saldo personal de $9,000 cabe en un plan de pagos a corto plazo (de hasta 180 días (IRS.gov, 2026)) o en un plan de pagos simple para personas físicas, establecido en línea.

Los dos planes son independientes, y nuevos trimestres sin pagar pueden anular ambos.

Documentos que debe reunir antes de llamar al IRS o a un profesional

1. Todos los avisos del IRS. Los del negocio y los personales, ordenados por período tributario. Anote la fecha de cada aviso final.
2. Las declaraciones presentadas. Los Formularios 941 y 940 y la declaración del impuesto sobre los ingresos de la entidad (Anexo C, 1065, 1120-S o 1120), además de su Formulario 1040 de los últimos años.
3. El historial de depósitos. Los registros del EFTPS o los estados de cuenta bancarios que muestren cada depósito de nómina, para verificar que el IRS acreditó cada pago al trimestre correcto.
4. Quién hacía qué. Quién firmaba los cheques, manejaba la nómina y decidía qué cuentas se pagaban. Esto es lo que mira el IRS para la Multa por Recuperación del Fondo Fiduciario.
5. Un panorama del efectivo. Estados de cuenta bancarios, cuentas por cobrar, préstamos, arrendamientos y bienes del negocio, para el Formulario 433-B si hace falta.
6. Sus transcripciones. Las transcripciones de cuenta personales, en su Cuenta en línea del IRS; la información de la cuenta del negocio, en la cuenta tributaria para negocios (Business Tax Account) o por teléfono.

El IRS indica conservar los registros de impuestos sobre la nómina durante al menos 4 años después de la fecha de vencimiento o de pago del impuesto, la que sea posterior, y la mayoría de los registros del impuesto sobre los ingresos durante 3 años, más tiempo en algunas situaciones. Una declaración bien documentada también reduce lo que usted debe desde el principio; vea 12 deducciones que los dueños de pequeños negocios pasan por alto.

Hacerlo usted mismo o buscar ayuda

Si el negocio está al día con los depósitos y por debajo del límite del plan de pagos simple, una llamada a la línea del IRS para negocios a menudo basta para establecer un plan. Los saldos personales de menos de $50,000 pueden tramitarse en línea. Ayuda gratuita: el Servicio del Defensor del Contribuyente (Taxpayer Advocate Service) (877-777-4778 (IRS.gov, 2026)) cuando una acción del IRS causa dificultades económicas, y las Clínicas para Contribuyentes de Bajos Ingresos (Low Income Taxpayer Clinics) para las personas que reúnen los requisitos.

Es más probable que la ayuda profesional valga lo que cuesta cuando se asignó un funcionario de cobro, cuando enfrenta una entrevista o una carta por la Multa por Recuperación del Fondo Fiduciario, cuando un embargo alcanzó a sus clientes o su cuenta bancaria, o cuando hay varios trimestres y entidades enredados. Cerrar el negocio no pone fin a nada de esto; vea cómo cerrar un negocio que le debe al IRS. Global Gate Tax Relief ofrece una consulta gratuita y, si acepta el caso, le indica una tarifa fija por adelantado; no promete resultados. Solicite una revisión gratuita de su caso o llame al 1-877-800-8180.

Preguntas frecuentes

Siga leyendo en la Guía de obligaciones tributarias

• Multa por Recuperación del Fondo FiduciarioCuándo los impuestos sobre la nómina se vuelven personales.
• Embargos sobre ingresos 1099 y cuentas por cobrarCómo alcanza el IRS el dinero que sus clientes le deben.
• Alivio según el tamaño del saldoQué opciones se ajustan a lo que usted debe.
• Un funcionario de cobro se comunicó con ustedCómo prepararse antes de la primera reunión.
• Fresh Start para saldos de impuestos sobre la nóminaPlanes de pagos simples para negocios y el Formulario 433-B.
• Cómo cerrar un negocio que le debe al IRSLo que le sigue a usted después de cerrar.