Formulario 4564 del IRS

Qué es el Formulario 4564 y quién lo envía

El Formulario 4564, Information Document Request (Solicitud de Documentos e Información), es el formulario estándar que usan los examinadores del IRS para pedir registros. El IRM 4.10.2 (revisado el 28 de agosto de 2025) dice que “enumerará los registros, la información y los documentos específicos” que usted debe tener disponibles, y que “siempre debe incluir una fecha de entrega”. Si el examinador tiene que pedir dos veces el mismo documento, las fechas de las solicitudes anteriores se anotan en el formulario.

La facultad legal detrás de él es el IRC 7602(a), que autoriza al IRS “a examinar cualquier libro, documento, registro u otros datos que puedan ser pertinentes o importantes” para verificar una declaración. El Formulario 4564 en sí no es una citación; es una solicitud. Lo emite el examinador y no se publica como formulario en blanco en IRS.gov.

Quién lo envía depende de la auditoría:

• Auditorías en la oficina: los funcionarios de cumplimiento tributario (tax compliance officers) deben incluir una “IDR enfocada” con la primera carta (Carta 2202 o Carta 3572).
• Auditorías de campo: los agentes de ingresos (revenue agents) generalmente envían por correo un Formulario 4564 detallado con la carta de confirmación de la cita, después de la Carta 2205 o 2205-A.
• Auditorías de grandes empresas: el IRM 4.46.4 llama a la IDR “el método principal para obtener información” en las revisiones de la división de Grandes Empresas e Internacional (Large Business and International, LB&I).

Las auditorías por correo normalmente enumeran los documentos en la propia carta; vea la Carta 566.

Cómo leer una IDR

Una IDR es una lista numerada. Para cada punto, revise qué se pide, para qué período tributario y para qué actividad. El manual del IRS indica a los examinadores que sean específicos: una solicitud debe “especificar suficientemente los libros, documentos, registros u otros datos” e incluir “la actividad y el período de tiempo concretos”, y debe “evitar pedir más información de la esencial”.

El manual sugiere que los examinadores anoten en el formulario que probablemente se pedirán más registros más adelante, así que una segunda o tercera IDR es normal y no es señal de problemas. Si un punto no está claro o parece ir más allá de los asuntos en revisión, pregúntele al examinador qué necesita y por qué. La Publicación 1 incluye su derecho a saber por qué el IRS le pide información y cómo la usará.

La fecha límite y cómo pedir más tiempo

No existe un único plazo legal para una IDR. El examinador fija la fecha en el formulario. En las revisiones de LB&I, el Anexo 4.46.4-1 del IRM exige que el examinador hable con usted sobre un borrador de la IDR y acuerden una fecha de respuesta razonable; si no llegan a un acuerdo, el examinador la fija.

Si necesita más tiempo, llame antes de la fecha y explique por qué, y luego confirme la nueva fecha por escrito. Para una auditoría en persona, el IRS dice que se comunique con el auditor asignado a su auditoría y, si es necesario, con el gerente del auditor. En las revisiones de LB&I, el examinador puede conceder una prórroga de hasta 15 días hábiles para la misma IDR antes de que comience el proceso de cumplimiento.

Qué pasa si no responde: el cumplimiento de la IDR

Las reglas varían según la división del IRS. LB&I, que audita a las grandes empresas, tiene un proceso de cumplimiento obligatorio y por escrito en el IRM 4.46.4 (6 de septiembre de 2023) y en la Publicación 5125 (Rev. 9-2025):

1. Aviso de incumplimiento (Carta 5077). Lo firma el gerente del equipo, con una fecha de respuesta generalmente no mayor de 10 días hábiles.
2. Carta previa a la citación (Carta 5078). La firma un gerente de territorio y va dirigida a un nivel más alto de la gerencia del contribuyente, generalmente con 10 días hábiles para responder. Interviene la Asesoría Jurídica del IRS (IRS Counsel).
3. Citación. Se prepara con la Asesoría Jurídica del IRS según el IRC 7602. Si usted dice desde el principio que no entregará registros sin una citación, el IRS pasa directamente a este paso.

El proceso no se aplica a las revisiones de transacciones listadas, transacciones de interés, casos de microcautivas o de servidumbres de conservación sindicadas, que pasan directamente a las reglas generales de citación del IRM 25.5.

La mayoría de las personas físicas y pequeñas empresas son auditadas por la división de Pequeñas Empresas y Trabajadores por Cuenta Propia (Small Business/Self-Employed, SB/SE), cuyas reglas para auditorías en la oficina y de campo en el IRM 4.10.2 no establecen estos tres pasos. En cambio, el manual indica a los examinadores que sean “insistentes, pero corteses”, que expliquen que negarse a entregar registros “solo prolongará la revisión” porque seguirán consultas a terceros, y que no emitan una citación sin la aprobación del gerente de grupo. Según el IRC 7602(c), el IRS debe avisarle con anticipación antes de comunicarse con terceros, como su banco.

Una citación debe dar al menos 10 días antes de la fecha de comparecencia (IRC 7605(a)). A esas alturas, la mayoría de las personas quiere un representante.

Respuestas parciales: envíe lo que tiene y explique el resto

No tiene que esperar a que todos los puntos estén listos. Envíe los puntos completos para la fecha, enumere los que aún faltan, explique por qué y dé la fecha en que espera tenerlos. En las revisiones de LB&I, una respuesta incompleta se revisa y, dentro de 5 días hábiles, el examinador decide si da más tiempo; la IDR se cierra solo cuando está completa.

Si un registro ya no existe, dígalo claramente y ofrezca sustitutos: estados de cuenta del banco o de la tarjeta, copias del vendedor, calendarios, bitácoras. El IRS advierte que “ningún registro se sostiene por sí solo” y le pide que explique las circunstancias de cada documento. Nuestra página sobre auditorías con registros faltantes explica qué puede reemplazar un recibo perdido. Según el manual, los papeles de trabajo del contador no están protegidos por el secreto profesional y pueden ser objeto de una citación.

Cómo responder al Formulario 4564, paso a paso

1. Anote la fecha de entrega en su calendario y la cantidad de puntos.
2. Aclare pronto los puntos confusos con el examinador, por teléfono, y anote lo que acordaron.
3. Reúna solo lo que se enumera, para los períodos indicados. Organícelo por número de punto y luego por año y tipo de ingreso o gasto, como sugiere el IRS.
4. Use copias. El IRS dice “envíenos solo copias”. Guarde los originales.
5. Escriba una carta de presentación que relacione cada documento adjunto con su número de punto de la IDR. Use nuestra plantilla de carta de presentación para responder a una auditoría.
6. Entréguelo como lo pidió el examinador (en persona, por correo, por fax o por carga segura si se ofrece) y obtenga un comprobante: el IRS recomienda pedir a cualquier servicio de entrega una confirmación de recibo.
7. Lleve un registro de cada IDR, su fecha, lo que envió y cuándo.

Errores que debe evitar

• Dejar pasar la fecha sin decir nada. Una llamada antes de la fecha es mucho mejor que una segunda solicitud.
• Enviar todo. Los registros adicionales pueden abrir nuevas preguntas. Responda a lo que se pide.
• Enviar originales o pilas de papeles sin identificar.
• Crear o alterar documentos. Una reconstrucción debe identificarse como tal; entregar al IRS un documento falso es un delito (vea registros faltantes).
• Marcar documentos “solo para fines de conciliación” en una revisión de LB&I. El manual dice que el IRS le pedirá que los vuelva a presentar sin esa marca.

Hacerlo usted mismo, ayuda gratuita y representación

Una IDR breve en una auditoría en la oficina, con buenos registros, a menudo se puede manejar solo. Vale la pena considerar un representante cuando la IDR abarca varios años, registros bancarios o libros de un negocio, cuando faltan registros o cuando ha recibido un aviso de incumplimiento, una carta previa a la citación o una citación.

• Las Clínicas para Contribuyentes de Bajos Ingresos (Low Income Taxpayer Clinics) representan en auditorías a los contribuyentes que reúnen los requisitos, gratis o por una tarifa pequeña (encuentre una clínica).
• Servicio del Defensor del Contribuyente (Taxpayer Advocate Service): ayuda gratuita cuando un problema con el IRS causa dificultades o los canales normales han fallado, 877-777-4778 (IRS.gov, 2026).
• Un representante con un Formulario 2848 puede recibir las IDR y responderlas por usted; vea representación en auditorías.

Global Gate Tax Relief ofrece una consulta gratuita y, si acepta el caso, cotiza una tarifa fija por adelantado. No promete resultados. Solicite una revisión gratuita de su IDR o llame al 1-877-800-8180.

Preguntas frecuentes

Siga leyendo en la Guía de auditorías del IRS

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• Carta de presentación para responder a una auditoríaUna plantilla que relaciona los documentos adjuntos con los puntos de la IDR.
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• Formulario 4549, el informe de auditoríaQué viene después de que se revisan los registros.