Contratistas de construcción que le deben al IRS

Por qué los negocios de construcción terminan debiéndole al IRS

El dinero de la construcción llega por partes (anticipo, pagos de avance de obra, la retención de garantía meses después), mientras que los impuestos vencen según el calendario. Cuando una obra se alarga, el dinero de los impuestos suele gastarse primero. Los saldos se dividen en tres grupos:

• Su propio impuesto sobre el ingreso y sobre el trabajo por cuenta propia. Si usted es dueño único o una LLC de un solo miembro y le pagan por obra, no se retiene nada. El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia de 15.3% (IRS.gov, 2026) (12.4% del Seguro Social más 2.9% de Medicare) se aplica una vez que las ganancias netas llegan a $400, además del impuesto sobre el ingreso. El panorama general está en nuestra guía sobre impuestos adeudados con 1099.
• Impuestos sobre la nómina de su cuadrilla. El impuesto sobre el ingreso retenido y el Seguro Social y Medicare declarados en el Formulario 941. Este es el saldo que puede volverse personal.
• Impuestos vinculados a sus subcontratistas. Declaraciones informativas, retención adicional y clasificación de trabajadores.

Los saldos del negocio están bajo su EIN y traen sus propios avisos, como un aviso de intención de embargo CP504B. Los saldos personales llegan como un CP504. Cómo el tipo de entidad decide quién debe qué se explica en nuestra guía para dueños de pequeños negocios.

Pagos a subcontratistas: Formulario 1099-NEC y retención adicional

Cada subcontratista al que le paga genera documentos que el IRS revisa. Si se equivoca, el costo recae en usted.

Por qué un W-9 que falta puede convertirse en su factura de impuestos

La Publicación 1281 indica a los pagadores que, si un beneficiario se niega a dar su TIN o no lo da, deben “empezar de inmediato la retención adicional sobre todo pago que deba declararse” y seguir reteniendo hasta recibir el TIN. La retención adicional se declara en el Formulario 945. Según el IRC 3406(h)(10), las cantidades sujetas a retención adicional se tratan como si se hubieran retenido de salarios, y el IRC 3403 hace al pagador responsable del impuesto que estaba obligado a retener. En términos sencillos: si le pagó completo a un subcontratista sin un W-9, el IRS puede tasarle a usted el 24 por ciento que debió retener. Un aviso CP2100 o CP2100A con una lista de números que no coinciden inicia plazos fijos, establecidos en la Publicación 1281, para enviar avisos “B” y empezar la retención.

La solución es un hábito: obtenga un Formulario W-9 firmado antes del primer cheque, y no entregue el pago hasta tenerlo.

¿Subcontratista o empleado? La clasificación es una cuestión tributaria

A muchas cuadrillas se les paga como subcontratistas porque es más sencillo. El IRS no se guía por la etiqueta. Examina tres categorías de pruebas:

• De comportamiento: ¿controla la empresa, o tiene derecho a controlar, qué hace el trabajador y cómo hace el trabajo?
• Financieras: ¿controla el pagador los aspectos comerciales del trabajo, como la forma de pago al trabajador, quién pone las herramientas y si se reembolsan los gastos?
• Tipo de relación: ¿hay contratos por escrito o beneficios propios de un empleado, y es el trabajo una parte clave de su negocio?

El IRS dice que ningún factor por sí solo lo decide. Si trata a un empleado como contratista sin una base razonable, el IRS dice que usted “puede ser considerado responsable de los impuestos sobre la nómina de ese trabajador”. Eso puede significar impuestos sobre la nómina atrasados por años de sueldo, por lo general después de una auditoría; vea las auditorías del IRS a trabajadores por cuenta propia.

Si no está seguro, el IRS ofrece tres vías:

• El Formulario SS-8 pide al IRS que decida la clasificación de un trabajador. El IRS advierte que una determinación puede tardar al menos seis meses.
• El alivio de la sección 530 puede aplicarse cuando usted tenía una base razonable para no tratar a los trabajadores como empleados y presentó de manera constante las declaraciones informativas requeridas (Publicación 1976).
• El Programa de Conciliación de Clasificación Voluntaria (Voluntary Classification Settlement Program) permite a los negocios que reúnan los requisitos reclasificar a los trabajadores como empleados para períodos futuros, con un alivio parcial de los impuestos federales sobre la nómina. Se solicita con el Formulario 8952.

Las decisiones de clasificación requieren criterio e implican dinero real; por lo general vale la pena pedir asesoría antes de actuar.

Impuestos sobre la nómina: el saldo que puede seguirlo personalmente

El impuesto sobre el ingreso y la parte del Seguro Social y Medicare de los empleados que usted retiene a su cuadrilla son impuestos del fondo fiduciario. Si el negocio no los entrega, el IRS puede tasar la Multa por Recuperación del Fondo Fiduciario (Trust Fund Recovery Penalty) a cualquier persona que haya sido responsable de pagarlos y que intencionalmente no lo hizo. La multa equivale al impuesto del fondo fiduciario no pagado. La intención no requiere mala fe: el IRS considera señal de ella pagar a proveedores, préstamos de equipo u otros acreedores con los fondos disponibles mientras los depósitos se atrasan. Tiene 60 días desde la carta que propone la multa para apelar (75 si va dirigida a usted fuera de los Estados Unidos).

Cubrir la nómina el viernes pero no hacer el depósito es el hábito más costoso del oficio. Nuestra guía de la Multa por Recuperación del Fondo Fiduciario explica la entrevista del Formulario 4180 y cómo destinar pagos voluntarios a la parte del fondo fiduciario. Las opciones para el negocio están en la página de Fresh Start sobre saldos de impuestos sobre la nómina.

Cómo llega el IRS a los pagos de avance de obra, la retención de garantía y el equipo

No sin previo aviso. El IRS debe enviar una factura y luego un aviso final de intención de embargo al menos 30 días antes de embargar, por lo general un LT11 o la Carta 1058. Tiene 30 días (IRS.gov, 2026) desde ese aviso para solicitar una audiencia de debido proceso de cobro (Collection Due Process); nuestro plan de acción ante un aviso final lo guía en esos días. Después:

• El dinero que le debe un contratista general o un dueño de obra. Por lo general, el IRS embarga las cuentas por cobrar del negocio con el Formulario 668-A entregado al pagador. Un embargo alcanza lo que se debe en el momento en que se entrega (IRC 6331(b)). El manual del IRS dice que un embargo también alcanza los pagos futuros de un derecho fijo que no depende de más trabajo. Aplicado a una obra, eso significa por lo general que se pueden alcanzar las cantidades adeudadas por trabajo ya hecho, mientras que los pagos por trabajo que aún no ha hecho necesitan un nuevo embargo. Los detalles están en los embargos del IRS sobre ingresos de 1099 y cuentas por cobrar.
• Obras federales. La Publicación 594 dice que el IRS no tiene que ofrecer una audiencia antes de embargar a un contratista federal, y el Programa de Embargo de Pagos Federales (Federal Payment Levy Program) puede tomar hasta el 100 por ciento de los pagos a proveedores federales por bienes o servicios (IRC 6331(h)).
• Su cuenta de banco. Un embargo bancario toma lo que hay en la cuenta cuando llega; el banco lo retiene 21 días (IRS.gov, 2026) antes de enviarlo. Vea el IRS congeló su cuenta de banco.
• Camionetas, máquinas y herramientas. En el caso de un contribuyente persona física, como un dueño único, los bienes que usa en su ocupación o negocio están exentos del embargo a menos que un funcionario del IRS apruebe el embargo por escrito tras determinar que los demás bienes no alcanzan, o que el cobro está en peligro (IRC 6334(a)(13)(B) y (e)(2)). Por separado, los libros y herramientas del oficio están exentos hasta un valor total de $5,990 (IRS.gov, 2026) en 2026 (IRC 6334(a)(3), Rev. Proc. 2025-32). El equipo que pertenece a una LLC o a una corporación no tiene la protección que se da a las personas físicas. Cómo funcionan las incautaciones se explica en las incautaciones de bienes por el IRS.
• El gravamen. Un gravamen por impuestos federales se aplica a todos los bienes del negocio, incluidas las cuentas por cobrar. Vea la página del aviso de gravamen por impuestos federales y el alivio de gravámenes de Fresh Start.

Opciones de pago que se ajustan a un negocio de construcción

Trate al negocio y al dueño como dos saldos con dos planes:

Por lo general, una solicitud de plan de pagos a plazos pendiente detiene los nuevos embargos mientras el IRS la revisa (IRC 6331(k)), y entrar en un plan es un motivo para liberar un embargo existente. Mientras un plan aprobado está vigente, los intereses continúan a la tasa federal a corto plazo más 3 puntos porcentuales, ajustada cada trimestre (7% (IRS.gov, jul.-dic. de 2026) este trimestre). Si se le asignó un funcionario de cobro del IRS (Revenue Officer), lea qué hacer antes de la primera reunión.

Ejemplo: un contratista de remodelación con tres subcontratistas

Tony presenta los Formularios 1099-NEC de los tres subcontratistas a más tardar el 31 de enero de 2027, obtiene el W-9 del instalador de paneles de yeso antes de volver a pagarle y empieza a hacer pagos trimestrales del impuesto estimado. Si el saldo de su Formulario 1040 de 2026 está por debajo del límite del plan de pagos simple para personas físicas, puede establecer el plan en línea el mismo día en que presenta la declaración. El saldo del Formulario 945 es un saldo aparte del negocio, bajo su EIN.

Documentos que debe reunir y su próximo paso

1. Avisos del IRS, personales y del negocio, con la fecha de cualquier aviso final.
2. Un W-9 de cada subcontratista, además de los Formularios 1099-NEC que presentó y el comprobante de presentación.
3. Expedientes de obra: contratos, calendarios de pagos de avance, solicitudes de pago y la retención de garantía adeudada, que muestran lo que un embargo podría alcanzar.
4. Registros de nómina: Formularios 941 y 940, el historial de depósitos de EFTPS y quién decidía qué facturas se pagaban.
5. Lista de equipo: lo que usted posee, a nombre de quién está el título y los préstamos que lo garantizan.

El IRS indica conservar los registros de impuestos sobre la nómina al menos 4 años después de la fecha en que vence o se paga el impuesto, lo que ocurra después. Un saldo personal de un solo año por debajo del límite del plan de pagos simple suele poder resolverse en línea por cuenta propia. Hay ayuda gratuita en el Servicio del Defensor del Contribuyente (Taxpayer Advocate Service) (877-777-4778 (IRS.gov, 2026)) y en las Clínicas para Contribuyentes de Bajos Ingresos (Low Income Taxpayer Clinics). Es más probable que la ayuda profesional valga lo que cuesta con trimestres de nómina sin pagar, una auditoría de clasificación, un funcionario de cobro o un embargo a un contratista general; vea si necesita un profesional de impuestos. Global Gate Tax Relief ofrece una consulta gratuita y, si acepta el caso, cotiza una tarifa fija por adelantado; no se promete ningún resultado. Solicite una revisión gratuita de su caso o llame al 1-877-800-8180.

Preguntas frecuentes

Siga leyendo en la Guía de obligaciones tributarias

• Multa por Recuperación del Fondo FiduciarioCuando los impuestos sobre la nómina se vuelven personales.
• Embargos del IRS sobre ingresos de 1099 y cuentas por cobrarCómo llega el IRS al dinero que le deben sus clientes.
• Incautaciones de bienes por el IRSCuándo puede el IRS incautar vehículos y equipo.
• Dueños de pequeños negociosResponsabilidad personal frente a la del negocio según el tipo de entidad.
• Fresh Start para saldos de impuestos sobre la nóminaPlanes de pagos simples para negocios y el Formulario 433-B.
• ¿Recibió un aviso final del IRS?Su plan de acción de 30 días.